Het controlesysteem in Exact Globe registreert elke wijziging automatisch in de financiële tabellen van de organisatie inclusief datum gebruiker en type transactie voor volledige traceerbaarheid. Data sience partner kan worden ingezet om analyses van de geregistreerde mutaties uit te voeren en afwijkingen snel te signaleren zonder externe tools nodig te hebben. Elke boeking wordt gelogd met unieke referenties zodat auditors direct toegang hebben tot historische wijzigingen per gebruiker per periode binnen één omgeving. Rollen en rechten beperken bewerkingen aan kritische tabellen en waarborgen integriteit van audittrail gedurende het hele proces in alle modules van de software. Exporteerbare logs ondersteunen snelle reviews door auditteams zonder handmatige import of bewerkingen in andere systemen.
Exact Globe automatisering voor audits
Auditmodule in de ERP omgeving biedt automatische controles op grootboektransacties en subadministraties volgens vooraf ingestelde regels. Exact Globe automatisering verzorgt afwijkingsrapportages voor facturen betalingen en intercompany boekingen zodat afwijkingen vroegtijdig worden gesignaleerd. Configuratie van validatieregels voor financiële ratio’s en periodieke afsluitingen maakt het mogelijk om meldingen te ontvangen bij overschrijdingen van budgetten en limieten. Workflows voor review en autorisatie koppelen verantwoordelijke medewerkers aan elke stap in het controleproces zonder extra interfaces. Continu draaiende checkroutines bewaken transacties 24 uur per dag waardoor handmatige audittrajecten kunnen worden beperkt tot diepgaande steekproeven en analyses na afloop van boekperiodes.
Gebruik van audit en monitoring
Het auditcontrolesysteem biedt real time monitoring van mutaties en signaleert afwijkende patronen op basis van historische benchmarks voor betere risicobeheersing. Filteropties in de auditmodule maken analyses mogelijk op datum gebruiker type transactie en boekingsgroep zonder complexe zoekacties. Interventiemethoden treden automatisch in werking bij onregelmatigheden zodat verantwoordelijken direct worden geïnformeerd en bijgestuurd. Historische logs worden veilig gearchiveerd zodat data beschikbaar blijft na updates of migraties voor voortdurende compliance met wet- en regelgeving. Beheer van auditregels en monitoringcriteria gebeurt centraal en voorkomt dat per gebruiker apart instellingen moeten worden aangepast in meerdere omgevingen.
Voordelen voor interne en externe audits
Integratie van audittrail in Exact Globe omgeving versnelt interne controles door alle data in één systeem beschikbaar te stellen zonder overlappende interfaces. Auditoren hebben direct inzicht in grootboekregels journal entries en projectadministratie voor diepgaande steekproeven in alle bedrijfsdomeinen. Procedurele afwijkingen worden gemeld via dashboardnotificaties zonder dat handmatig rapporten moeten worden samengesteld in spreadsheetsoftware. Gearchiveerde logs blijven onveranderd na systeemupdates zodat auditors vertrouwen kunnen blijven houden in consistentie van data over boekjaren heen. Automatische validatie tegen beleidsregels en workflows reduceert menselijke fouten en versterkt de kwaliteit van zowel interne als externe audits tijdens de jaarafsluiting en tussentijdse controles.
Continu verbeteren en optimaliseren processen
Na elke auditfase verzamelen gebruikers bevindingen in het controlesysteem en kunnen validatieregels worden aangepast voor scherpere monitoring van kritische processen. Rapportages over auditresultaten bieden inzicht in zwakke punten en ondersteunen gerichte bijsturing van workflows en autorisaties binnen de organisatie. Verfijnen van notificatie-instellingen voorkomt onnodige meldingen en richt aandacht op afwijkingen met werkelijke impact op de financiële rapportages. Trendanalyses van auditdata helpen bij het plannen van preventieve maatregelen in nieuwe boekjaren om terugkerende afwijkingen te vermijden. Deze continue feedbackloop zorgt voor een leercyclus waarin teams bijdragen aan verbetering van de betrouwbaarheid en transparantie van de financiële administratie. Het is belangrijk voor een bedrijf om niet alleen naar de verbeterpunten te kijken, maar ook te focussen op wat goed gaat.
